時間は限りがある

昨日は第3回スタッフ会議(正副理事長会議)でした。

>スタッフ会議とは
所謂、正副会議のこと。
スタッフ会議の構成メンバーは、
理事長・副理事長・専務理事・地区長・財務担当理事・事務局長・
総務委員長で構成されている。
この会議には直前理事長と顧問、総務委員会の副委員長が陪席する。

昨日のスタッフ会議でも話をさせてもらいましたが、
今、インフルエンザの患者数が推計222万人とのことで、過去最多となっているそうです。

これだけ流行ると、自己管理をしていても、どこからかウイルスが入り込む
可能性が高くなりますよね。
私は絶対にインフルエンザに罹るわけにはいかないので、
徹底して防衛をしています。

◯手洗い・うがいの徹底
◯外に出たら、なるべく物には触らない
◯部屋が乾燥しないように加湿器を入れる
◯手で、口や鼻を触らない
 →ウイルスは粘膜から入るので、癖で触ってしまう人は要注意。

これでインフルエンザに罹ったら、もう仕方ないとしか言いようがない。

皆、仕事にJCがあるのでインフルエンザに罹るわけにはいかないと思うので、
自己防衛だけではなく、お互い気をつけていきましょう。

さて、昨日のスタッフ会議では、

会議時間を短くするとこについても話をしました。
スタッフ会議では一つの議案に対して、徹底的に意見を出します。
これは青年会議所の正副会議ではどこも同じだと思う。

しかし、徹底的にやるからこそ、時間が長いのが問題。
昨日は議案が11議案。
議論が白熱(炎上)すると1議案あたり、60分ほどかかる。
なので、19時から始まる会議は、簡単に24時を超えて閉会することがある。

正直、22時ごろには疲れが出て、お腹も空いて、集中力が落ちてくる。

この22時の時点で、残りの議案があと5本あるとしよう。
集中力のなくなった状態での会議は、少しグダグダになってくるわけです。
前半の5本は全力で向かうが、後半の5本は集中力が切れてしまい、ミスなどを少し見逃しやすくなる。
スタッフ会議では事業の議案だけではなく、事務連絡や依頼事項、報告事項も
あるのだが、その時には「早く終わってくれ」となってしまい、
この事務連絡が駆け足で進められるようになる。

これではいかんということで、会議を効率的に進めるために、
以下3つのことを徹底していこうと話をした。

◯スタッフ会議に上げる議案は、徹底的にチェックをし、
 細かい指摘が出ないように準備をしてくること。

◯質問は的確に、わかりやすく質問するようにすること。
 →何が言いたいのかわからない質問は話が噛み合わない。
 →議論が長引く

◯誤字脱字関係の細かい指摘は、裏で指摘すること。
 →全員の前で誤字脱字の指摘をすると、これだけで会議が長引く。
  でも、会議の中で指摘しないと反映されないということもあるので、
  そこは責任を持って対応すること。

あと、JCルーム(立川青年会議所の事務局)で会議をするため、
時間に限りがないのも問題。
*公共施設で会議をしたら、22時には完全撤収しなくてはならない。

だから22時、遅くとも22時半には終わらせるように、
それぞれ努力をしていこう。最初は上手くいかないかもしれないけれど、
意識をするだけで時間は短縮できる。

という話をし、会議を始めた。

結果は23:30に閉会。

どうだったんだろうか。
いつもより早かったかな?
11議案+事務連絡+連絡要望だと、いつもなら24時を超えてるかな?
でも、もう少し短縮できたかもしれない。

あ、誤解があるとマズイので最後に。
やるべきことを省いて短縮する会議は無意味です。
それはただ単にサボった会議になる。
私が言いたいのは、事業の本質には触れず、細かいことを指摘する
会議は意味がないからやめようということ。

1議案、それぞれが細かい指摘が出ない議案をあげて、
事前に配信される会議資料を会議構成メンバーが準備してくれば、
1議案15分から20分で終わると思っている。

一人ひとりの意識で組織は変わるので、また次の会議でチャレンジしましょう。

 

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